Sistema intern d'informació
I.- SISTEMA INTERN D'INFORMACIÓ
En compliment de la Llei 2/2023, de 20 de novembre, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, PROQUIMIA, S.A. (en endavant "PROQUIMIA" o "l'empresa") fa constar que compta amb un Sistema Intern d'Informació, essent l'empresa la responsable del tractament de les dades personals de conformitat amb el que disposa la legislació vigent en aquest àmbit.
Amb la finalitat d'enfortir la cultura de la informació i de les infraestructures d'integritat de PROQUIMIA, i de fomentar la cultura de la comunicació com a mecanisme de prevenció d'activitats o omissions que puguin ser constitutives d'infraccions de l'àmbit de la UE, penals,
administratives greus o molt greus o laborals en l'àmbit de la salut i la seguretat, l'empresa compta amb un Comitè de Compliment Penal (CCP), els integrants del qual són així mateix, persones Responsables del Sistema intern d'Informació (RSII). Actualment, aquesta Comitè està compost per la Directora de l'àrea de Gestió Integrada i de la Responsable de l'àrea de RRHH. En aquest sentit, s'ha delegat en la Directora de l'àrea de Gestió Integrada de l'empresa la gestió d'aquest Sistema i la tramitació dels expedients d'investigació de les informacions que es rebin
pel Canal Ètic (Canal Intern d'Informació), emparats per aquesta normativa. Les referides informacions es poden fer arribar per qualsevol dels mitjans següents:
- A la plataforma per comunicacions que disposa l´empresa, a la que es pot accedir: per part de les persones treballadores de l’empresa a través de la intranet corporativa: My Proquimia / RRHH / Canal de denúncies; i, per part de persones externes a la organització, a través de la pàgina web corporativa: www. proquimia.com / Sistema intern d’informació.
- A l'adreça postal: Carretera de Prats de Lluçanès, nº 6, Vic (Barcelona) –a l'atenció del Comitè de Compliment Penal i persones RSII–
- Mitjançant escrit lliurat a qualsevol dels membres del Comitè de Compliment Penal i persones RSII–
A sol·licitud de la persona informant, també es podrà presentar la comunicació mitjançant una reunió presencial amb els membres del Comitè de Compliment Penal i persones RSII nomenades, en un termini màxim de set dies. Les informacions verbals realitzades a través de reunió resencial s'hauran de documentar d'alguna de les maneres següents, previ consentiment de la persona informant:
a) mitjançant una gravació de la conversa en un format segur, durador i accessible, o
(*) S'advertirà a la persona informant que la comunicació serà gravada i se l'informarà del tractament de les seves dades d'acord amb el que estableix el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016.
b) a través d'una transcripció completa i exacta de la conversa realitzada pel personal responsable de tractar-la. Sens perjudici dels drets que li corresponen d'acord amb la normativa sobre protecció de dades, s'oferirà a la persona informant l'oportunitat de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la seva signatura la transcripció de la conversa.
El Sistema Intern d'Informació compleix amb els requisits de l’article 5.2 de la Llei de referència:
a). - Permet que les persones a qui aplica la Llei puguin comunicar informacions, per diversos mitjans, sobre les infraccions previstes en l'article 2.
b). - Es gestiona de forma segura, garantint que les comunicacions puguin tractar-se de forma efectiva dins de les empreses, així com la confidencialitat de la identitat de la persona informant i de qualsevol tercera persona esmentada en la comunicació i de les actuacions que es
desenvolupin en la gestió i tramitació d'aquesta, així com la protecció de dades, impedint l'accés de personal no autoritzat.
c). - Compta amb un Protocol que estableix garanties per a la protecció de les persones informants:
1. Justificant de recepció en el termini de set dies naturals següents a la recepció de la informació.
2. Termini màxim de tres mesos per donar resposta a les actuacions de la investigació, en els termes de l'article 9 de la Llei, emplenant i custodiant de forma diligent un LlibreRegistre d' Informacions.
3. Possibilitat de mantenir la comunicació amb la persona informant.
4. Establiment del dret de la persona afectada a què se li informi de les accions o omissions que se li atribueixen i a ser escoltada.
5. Garantia de confidencialitat quan la comunicació sigui tramesa per canals de denúncia que no siguin els establerts o a personal no responsable del seu tractament, així com l'obligació que la persona que la rebi, la remeti immediatament a la persona Responsable del Sistema.
6. Respecte a la presumpció d'innocència i a l'honor de les persones afectades.
7. Respecte a les disposicions sobre Protecció de Dades (Títol VI Llei de referència).
8. Compromís de remissió de la informació al Ministeri Fiscal amb caràcter immediat, quan els fets poguessin ser indiciàriament constitutius de delicte.
II.- TRACTAMENT DE DADES PERSONALS
PROQUIMIA tractarà les dades personals incloses en les comunicacions que es rebin i quedin emparades per la Llei 2/2023, com a responsable del tractament, amb la finalitat de poder gestionar-les i iniciar, si s'escau, el procediment d'investigació corresponent. La base jurídica del tractament serà el compliment d'una obligació legal, derivada de la Llei de referència. Si la comunicació conté dades de caràcter especial, la base jurídica serà l'interès públic essencial i altres previsions establertes a l'apartat 2 de l'art. 9.2. del Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell de 27 d'abril de 2016 relatiu a la protecció de les persones físiques respecte al tractament de dades personals.
Així mateix, s'ha indicat que aquestes dades personals podran ser tractades i cedides pel personal autoritzat per a això únicament quan resulti necessari per a l'adopció de mesures correctores en l'empresa o per a la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, en
el seu cas, procedeixin. Les dades personals es conservaran el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d'iniciar una investigació sobre els fets informats. En tot cas, si aquesta decisió no s'adoptés en un termini de tres mesos, les dades personals contingudes en la
comunicació es suprimiran, llevat de la finalitat de mantenir evidència del funcionament del sistema.
També seran suprimides aquelles dades personals no considerades veraces, a excepció que aquesta manca de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, cas en el qual es guardarà la informació pel temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial.
Finalment, es fa constar que, en qualsevol moment, la persona comunicant podrà demanar al responsable del tractament l'accés a les seves dades personals, la seva rectificació o supressió, o la limitació del seu tractament, o a oposar-se, així com el dret a la portabilitat de les dades,
enviant un escrit acompanyat d'una fotocòpia del seu document d’identitat al correu electrònic gestionintegral@proquimia.com. En cas de disconformitat amb el tractament de les seves dades, podrà presentar una reclamació davant l'Agència Espanyola de Protecció de Dades,
organisme que ostenta l'autoritat de control en la matèria, ubicada al C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).
III.- NO REPRESÀLIA
PROQUIMIA es compromet expressament a no dur a terme actes constitutius de represàlia, incloses amenaces o temptatives de represàlia contra les persones que presentin una comunicació conforme al que preveu la Llei 2/2023, i a aplicar mesures de protecció durant la tramitació d'un expedient, respecte de les persones afectades per una possible comunicació.
IV.- EXEMPCIÓ I ATENUACIÓ DE LA SANCIÓ
Quan una persona que hagués participat en la comissió de la infracció administrativa objecte de la informació sigui la que informi de la seva existència mitjançant la presentació de la informació (i sempre que aquesta hagués estat presentada amb anterioritat a què hagués estat notificada la incoació del procediment d'investigació o sancionador), l'òrgan competent per resoldre el procediment, mitjançant resolució motivada, podrà eximir-lo del compliment de la sanció administrativa que li correspongués sempre que resultin acreditats els extrems esmentats a l'article 40 de la Llei de referència.
(*) El Canal Intern permet la presentació de comunicacions anònimes.
**) Encara que sempre que sigui possible, serà preferent la utilització del canal intern, segons les circumstàncies i gravetat de la informació i si l'informant així ho decideix, les comunicacions podran remetre's, si s'escau, a l'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant (a aquests efectes, davant l'Oficina Antifrau de Catalunya), al Ministeri Fiscal o a la Fiscalia Europea, segons sigui pertinent.