Système d'information interne

I.- SYSTÈME D'INFORMATION INTERNE

Conformément à la loi 2/2023 du 20 février réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions à la réglementation et la lutte contre la corruption, PROQUIMIA, S.A. (ci-après « PROQUIMIA » ou « la société ») déclare par la présente qu'elle dispose d'un Système d'information interne, la société étant responsable du traitement des données à caractère personnel en vertu des dispositions de la législation en vigueur dans ce domaine.

Afin de renforcer la culture de l'information et les infrastructures d'intégrité de PROQUIMIA, et de promouvoir la culture du signalement comme mécanisme de prévention des activités ou des omissions susceptibles de constituer des infractions au droit communautaire, pénales, administratives ou professionnelles graves ou très graves dans le domaine de la santé et de la sécurité, la société dispose d'un Comité de conformité pénale (CCP), dont les membres sont également Responsables du Système d'information interne (RSII). Actuellement, ce Comité est composé de la Directrice de la gestion intégrée et de la Responsable des ressources humaines. À ce titre, la Directrice de la gestion intégrée de la société s'est vue déléguer la gestion de ce Système et le traitement des dossiers d'enquête sur les informations reçues par le biais du Canal éthique (canal d'information interne), couvert par la loi susmentionnée.

Ces informations peuvent être envoyées par l'un des moyens suivants :

-La plateforme de communication de l'entreprise est accessible aux employés de l'entreprise via l'intranet de l'entreprise : My Proquimia / RH / Canal des plaintes ; et, par des personnes externes à l'organisation, via le site Web de l'entreprise : www. proquimia.com / Système d'information interne.

-À l'adresse postale : Carretera de Prats de Lluçanès, n.º 6, Vic (Barcelona) ; à l'attention du Comité de conformité pénale et des RSII.

-En remettant une lettre à l'un des membres du Comité de conformité pénale et aux RSII.

À la demande de la personne déclarante, le signalement peut également être présenté lors d'une réunion en face à face avec les membres du Comité de conformité pénale et les personnes RSII nommées, dans un délai maximum de sept jours.

Les informations verbales fournies lors d'une réunion en face à face doivent être documentées de l'une des manières suivantes, sous réserve du consentement de la personne déclarante :

(a) par un enregistrement de la conversation dans un format sécurisé, durable et accessible ; ou

(*) La personne déclarante sera avertie que la conversation sera enregistrée et sera informée du traitement de ses données conformément aux dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016.

1. b) par une transcription complète et précise de la conversation faite par le personnel chargé de la traiter.

Sans préjudice des droits que lui confère la réglementation en matière de protection des données, la personne déclarante a la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver la transcription de la conversation en la signant.

Le Système d'information interne est conforme aux exigences de l'article 5.2 de la loi de référence :

2. a) - Il permet aux personnes auxquelles la loi s'applique de communiquer des informations, par différents moyens, sur les infractions prévues à l'article 2.
3. b) - Il est géré de manière sécurisée, afin de garantir le traitement efficace des signalements au sein des entreprises, la confidentialité de l'identité de la personne déclarante, de tout tiers mentionné dans le signalement et des actions menées dans le cadre de la gestion et du traitement de celui-ci, ainsi que la protection des données, en empêchant au personnel non autorisé d’y accéder.
4. c) - Il dispose d'un Protocole qui établit des garanties pour la protection des personnes déclarantes :

• Accusé de réception dans les sept jours calendaires suivant la réception de l'information.
• Délai maximum de trois mois pour répondre aux actions de l'enquête, conformément aux termes de l'article 9 de la loi, en remplissant et en conservant avec diligence un registre d'informations.
• Possibilité de maintenir la communication avec la personne déclarante.
• Établissement du droit de la personne concernée d'être informée des actions ou omissions qui lui sont imputées et d'être entendue.
• Garantie de confidentialité lorsque la communication est envoyée par des canaux de signalement autres que ceux établis ou au personnel non responsable de son traitement, ainsi que l'obligation pour la personne qui la reçoit de la transmettre immédiatement à la personne Responsable du Système.
• Respect de la présomption d'innocence et de l'honneur des personnes concernées.
• Respect des dispositions relatives à la protection des données (titre VI de la loi précitée).
• Engagement à transmettre immédiatement l'information au ministère public, lorsque les faits peuvent être révélateurs d'un délit.

II.- TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

PROQUIMIA traitera les données à caractère personnel incluses dans les signalements reçus et visées par la loi 2/2023, en tant que responsable du traitement, afin de pouvoir les gérer et lancer, le cas échéant, la procédure d'enquête correspondante. La base légale sur lequel repose le traitement est le respect d'une obligation légale découlant de la loi de référence. Si le signalement contient des données de nature particulière, la base légale est l'intérêt public essentiel et les autres dispositions prévues à l'article 9, paragraphe 2, point 2), du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel.

De même, il a été indiqué que ces données à caractère personnel peuvent être traitées et transférées par le personnel autorisé uniquement lorsque cela est nécessaire pour l'adoption de mesures correctives au sein de la société ou pour le traitement de toute sanction ou procédure pénale appropriée, selon le cas. Les données à caractère personnel seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour décider si une enquête sur les faits signalés doit être ouverte. En tout état de cause, si cette décision n'est pas prise dans un délai de trois mois, les données à caractère personnel contenues dans le signalement seront effacées, sauf dans le but de conserver la preuve du fonctionnement du système.

Les données à caractère personnel qui ne sont pas considérées comme véridiques seront également supprimées, sauf si leur caractère mensonger est susceptible de constituer une infraction pénale, auquel cas les elles seront conservées pendant la durée de la procédure judiciaire.

Enfin, il est rappelé qu'à tout moment, la personne déclarante peut demander au responsable du traitement l'accès à ses données à caractère personnel, leur rectification ou leur effacement, la limitation de leur traitement, ou s'y opposer, ainsi que la portabilité des données, en envoyant un courrier accompagné d'une photocopie de sa pièce d'identité à l'adresse électronique : gestionintegral@proquimia.com. En cas de désaccord avec le traitement de vos données, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l'Agence espagnole de protection des données, l'autorité de contrôle en la matière, située C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

III - ABSENCE DE REPRÉSAILLES

PROQUIMIA s'engage expressément à ne pas effectuer d'actes constituant des représailles, y compris des menaces ou des tentatives de représailles à l'encontre des personnes qui font un signalement conformément aux dispositions de la loi 2/2023. La société s’engage également à mettre en œuvre des mesures de protection pendant le traitement d'un dossier, à l'égard des personnes concernées par un éventuel signalement.

IV.- EXEMPTION ET ATTÉNUATION DE LA SANCTION

Lorsqu'une personne ayant participé à la commission de l'infraction administrative faisant l'objet du signalement est celle qui en signale l'existence en présentant l'information (et à condition que l'information ait été présentée avant la notification de l'ouverture de la procédure d'enquête ou de sanction), l'organe compétent pour résoudre la procédure, par le biais d'une décision motivée, peut l'exempter de l'exécution de la sanction administrative correspondante, à condition que les points mentionnés à l'article 40 de la loi susmentionnée soient attestés.

(*) Le Canal interne permet de soumettre des signalements anonymes.

(**) Bien que, dans la mesure du possible, la préférence soit donnée à l'utilisation de la voie interne, en fonction des circonstances et de la gravité de l'information et si la personne déclarante le décide, les signalements peuvent être envoyés, le cas échéant, à l'Autorité indépendante de protection des auteurs de signalement (à ces fins, à l'Office de lutte antifraude de Catalogne), au ministère public ou au parquet européen, selon le cas.