Sistema interno de Informação

I.- SISTEMA INTERNO DE INFORMAÇÃO

Em cumprimento da Lei n.º 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam infrações regulamentares e a luta contra a corrupção, a PROQUIMIA, S.A. (doravante designada por "PROQUIMIA" ou "a empresa") informa que dispõe de um Sistema de Informação Interno, sendo a empresa responsável pelo tratamento de dados pessoais em conformidade com o disposto na legislação em vigor nesta matéria.

Com o objetivo de reforçar a cultura de informação e as infraestruturas de integridade do PROQUIMIA e de promover a cultura de comunicação como mecanismo de prevenção de atividades ou omissões que possam constituir infrações comunitárias, penais, administrativas ou laborais graves ou muito graves em matéria de saúde e segurança, a empresa dispõe de um Comité de Compliance Penal (CCP), cujos membros são também Responsáveis pelo Sistema de Informação Interno (RSII). Atualmente, este Comité é constituído pelo Diretor de Gestão Integrada e pelo Diretor de Recursos Humanos. Neste sentido, foi delegada no Diretor da área de Gestão Integrada a gestão deste Sistema e o tratamento dos processos de averiguação das informações recebidas através do Canal Ético (Canal de Informação Interna), abrangidos pelo referido regulamento.

As informações acima mencionadas podem ser enviadas por qualquer um dos seguintes meios:

• Na plataforma para comunicações disponível na empresa, os trabalhadores podem aceder através da intranet corporativa: My Proquimia / RRHH / Canal de denúncias; e o público externo através da página web corporativa: www. proquimia.com / Sistema interno de informação
• Para o endereço postal: Carretera de Prats de Lluçanès, n.º 6, Vic (Barcelona) -À atenção do Comité de Vigilância Criminal e das pessoas do RSII
• Por carta entregue a qualquer um dos membros do Comité de Vigilância Criminal e das pessoas do RSII

A pedido do autor da denúncia, a comunicação pode também ser feita através de uma reunião presencial com os membros do Comité de Conformidade Penal e com as pessoas nomeadas para o RSII, num prazo máximo de sete dias.

As comunicações orais efetuadas através de uma reunião presencial devem ser documentadas de uma das seguintes formas, sob reserva do consentimento do autor da comunicação:

1. a) através de uma gravação da conversa num formato seguro, duradouro e acessível, ou

(*) O denunciante será avisado de que a comunicação será registada e será informado do tratamento dos seus dados em conformidade com as disposições do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016.

1. b) através de uma transcrição completa e rigorosa da conversa efectuada pelo pessoal encarregado de a tratar.

Sem prejuízo dos direitos que lhe são conferidos pela regulamentação em matéria de proteção de dados, o autor da denúncia tem a possibilidade de verificar, retificar e aceitar a transcrição da conversa, assinando-a.

O sistema de comunicação interna cumpre os requisitos do n.º 2 do artigo 5.º da referida lei:

a).  Permite que as pessoas a quem a lei se aplica comuniquem informações, por diversos meios, sobre as infrações previstas no artigo 2.

b). É gerido de forma segura, garantindo o tratamento eficaz das comunicações dentro das empresas, bem como a confidencialidade da identidade do informador e de qualquer terceiro mencionado na comunicação e das ações realizadas na gestão e tratamento da comunicação, bem como a proteção dos dados, impedindo o acesso de pessoal não autorizado.

c). Dispõe de um protocolo que estabelece garantias para a proteção dos informadores:

• Comprovativo de receção no prazo de sete dias de calendário a contar da receção da informação.
• Prazo máximo de três meses para responder às ações de investigação, nos termos do artigo 9º da Lei, preenchendo e mantendo diligentemente um Livro-Registo de Informações.
• Possibilidade de manter comunicação com o informador.
• Estabelecimento do direito da pessoa afetada a ser informada das ações ou omissões que lhe são imputadas e a ser ouvida.
• Garantia de confidencialidade quando a comunicação for enviada através de canais de comunicação não estabelecidos ou a pessoal não responsável pelo seu processamento, bem como a obrigação de a pessoa que a recebe a encaminhar imediatamente para a pessoa responsável pelo sistema.
• Respeito pela presunção de inocência e pela honra das pessoas afetadas.
• Respeito pelas disposições relativas à proteção de dados (Título VI da referida lei).
• Compromisso de transmitir imediatamente a informação ao Ministério Público quando os factos possam ser indicativos de um crime.

II.- TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

A PROQUIMIA tratará os dados pessoais incluídos nas comunicações recebidas e abrangidas pela Lei 2/2023, na qualidade de responsável pelo tratamento, para poder geri-los e iniciar, se for caso disso, o correspondente procedimento de investigação. A base legal para o tratamento será o cumprimento de uma obrigação legal, derivada da referida Lei. Se a comunicação contiver dados de natureza especial, a base legal será o interesse público essencial e outras disposições estabelecidas no parágrafo 2 do art. 9.2. do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais.

Da mesma forma, foi indicado que esses dados pessoais podem ser processados e transferidos por pessoal autorizado somente quando necessário para a adoção de medidas corretivas na empresa ou para o processamento de procedimentos sancionatórios ou criminais que, quando apropriado, possam ser aplicáveis. Os dados pessoais serão conservados durante o tempo necessário para decidir se se deve dar início a uma investigação sobre os factos comunicados. Em qualquer caso, se esta decisão não for tomada no prazo de três meses, os dados pessoais contidos na comunicação serão apagados, exceto para efeitos de manutenção de provas do funcionamento do sistema.

Os dados pessoais que não sejam considerados verdadeiros serão igualmente apagados, exceto se essa falta de veracidade puder constituir uma infração penal, caso em que as informações serão mantidas durante o tempo necessário para o desenrolar do processo judicial.

Por último, informa-se que, a qualquer momento, a pessoa que comunica os dados pode solicitar ao responsável pelo tratamento o acesso aos seus dados pessoais, a sua retificação ou eliminação, ou a limitação do seu tratamento, ou opor-se ao mesmo, bem como o direito à portabilidade dos dados, enviando uma carta acompanhada de uma fotocópia do seu documento de identidade para o endereço eletrónico gestionintegral@proquimia.com. Em caso de desacordo com o tratamento dos seus dados, pode apresentar uma reclamação junto da Agência Espanhola de Proteção de Dados, que é a autoridade de controlo neste domínio, localizada no endereço C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

III.- SEM REPRESÁLIA

O PROQUIMIA compromete-se expressamente a não praticar atos que constituam represálias, incluindo ameaças ou tentativas de represálias contra as pessoas que apresentem uma comunicação, em conformidade com as disposições da Lei 2/2023, e a aplicar medidas de proteção durante o tratamento de um dossiê, no que diz respeito às pessoas afetadas por uma eventual comunicação.

IV.- ISENÇÃO E ATENUAÇÃO DA SANÇÃO

Quando uma pessoa que tenha participado na prática da infração administrativa objeto da informação é quem comunica a sua existência através da apresentação da informação (e desde que a informação tenha sido apresentada antes da notificação da abertura do procedimento de investigação ou sancionatório), o órgão competente para a resolução do procedimento, através de resolução fundamentada, pode isentá-la do cumprimento da sanção administrativa correspondente, desde que sejam cumpridos os pontos mencionados no artigo 40.

(*) O Canal Interno permite a apresentação de comunicações anónimas.

(**) Embora, sempre que possível, seja dada preferência à utilização do canal interno, em função das circunstâncias e da gravidade da informação e se o informador assim o decidir, as comunicações podem ser enviadas, se for caso disso, à Autoridade Independente para a Proteção dos Informadores (para estes efeitos, ao Organismo de Luta Antifraude da Catalunha), ao Ministério Público ou à Procuradoria Europeia, conforme o caso.