Sistema interno de información

I.- SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

En cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, PROQUIMIA, S.A. (en adelante “PROQUIMIA” o “la empresa”) hace constar que cuenta con un Sistema Interno de
Información, siendo la empresa la responsable del tratamiento de los datos personales de conformidad con lo dispuesto por la legislación vigente en este ámbito.

Con la finalidad de fortalecer la cultura de la información y de las infraestructuras de integridad de PROQUIMIA, y de fomentar la cultura de la comunicación como mecanismo de prevención de actividades u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones del ámbito de la UE, penales, administrativas graves o muy graves o laborales en el ámbito de la salud y la seguridad, la empresa cuenta con un Comité de cumplimiento Penal (CCP), los integrantes del cual son así mismo, personas Responsables del Sistema interno de Información (RSII). Actualmente, este Comité está compuesta por la Directora del área de Gestión Integrada y de la Responsable del área de RRHH. En este sentido,
se ha delegado en la Directora del área de Gestión Integrada de la empresa la gestión de dicho Sistema y la tramitación de los expedientes de investigación de las informaciones que se reciban por el Canal Ético (Canal Interno de Información), amparados por dicha normativa.
Las referidas informaciones pueden hacerse llegar por cualquiera de los siguientes medios:

• En la plataforma para comunicaciones que dispone la empresa, a la que se puede acceder: por parte de las personas trabajadoras de la empresa a través de la intranet corporativa: My Proquimia / RRHH / Canal de denúncias; y, por parte de personas externas a la organización, a través de la página web corporativa: www. proquimia.com / Sistema interno de información.
• A la dirección postal: Carretera de Prats de Lluçanès, n.º 6, Vic (Barcelona)–a la atención de del Comité de Cumplimiento Penal y personas RSII-
• Mediante escrito entregado a cualquiera de los miembros del Comité de Cumplimiento Penal y personas RSII–

A solicitud de la persona informante, también podrá presentarse la comunicación mediante una reunión presencial con los miembros del Comité de Cumplimiento Penal y personas RSII nombradas, en un plazo máximo de siete días.

Las informaciones verbales realizadas a través de reunión presencial deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento de la persona informante:

a) mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o

(*) Se advertirá a la persona informante que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.

b) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.
Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá a la persona informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
El Sistema Interno de Información cumple con los requisitos del artículo 5.2 de la Ley de referencia:

a). - Permite que las personas a quienes aplica la Ley puedan comunicar informaciones, por varios medios, sobre las infracciones previstas en su artículo 2.

b). - Se gestiona de forma segura, garantizando que las comunicaciones puedan tratarse de forma efectiva dentro de las empresas, así como la confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquier tercera persona mencionada en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de esta, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.

c). - Cuenta con un Protocolo que establece garantías para la protección de las personas informantes:

− Justificante de recepción en el plazo de siete días naturales siguientes a la recepción de la información.

− Plazo máximo de tres meses para dar respuesta a las actuaciones de la investigación, en los términos del artículo 9 de la Ley, cumplimentando y custodiando de forma diligente un Libro-Registro de Informaciones.

− Posibilidad de mantener la comunicación con la persona informante.

− Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser escuchada.

− Garantía de confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a personal no responsable de su tratamiento, así como la obligación de que la persona que la reciba, la remita inmediatamente a la persona Responsable del Sistema.

− Respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.

− Respeto a las disposiciones sobre Protección de Datos (Título VI Ley de referencia).

− Compromiso de remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato, cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.

II.- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PROQUIMIA tratará los datos personales incluidos en las comunicaciones que se reciban y queden amparados por la Ley 2/2023, como responsable del tratamiento, con la finalidad de poder gestionarlas e iniciar, en su caso, el procedimiento de investigación correspondiente. La base jurídica del tratamiento será el cumplimiento de una obligación legal, derivada de la Ley de referencia. Si la comunicación contiene datos de carácter especial, la base jurídica será el interés público esencial y otras previsiones establecidas en el apartado 2 del art. 9.2. del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas respecto al tratamiento de datos personales.

Así mismo, se ha indicado que estos datos personales podrán ser tratados y cedidos por el personal autorizado para ello únicamente cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la empresa o para la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan. Los datos personales se conservarán el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. En todo caso, si esta decisión no se adoptase en un plazo de tres meses, los datos personales contenidos en la comunicación se suprimirán, salvo la finalidad de mantener evidencia del funcionamiento del sistema.

También serán suprimidos aquellos datos personales no considerados veraces, a excepción de que esta falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el cual se tramite el procedimiento judicial.
Finalmente, se hace constar que, en cualquier momento,  la persona comunicante podrá solicitar al responsable del tratamiento el acceso a sus datos personales, su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse, así como el derecho a la portabilidad de los datos,
enviando un escrito acompañado de una fotocopia de su documento de identidad al correo electrónico gestionintegral@proquimia.com. En caso de disconformidad con el tratamiento de sus datos, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, organismo
que ostenta la autoridad de control en la materia, ubicada en la C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

III.- NO REPRESALIA

PROQUIMIA se compromete expresamente a no llevar a cabo actos constitutivos de represalia, incluidas amenazas o tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la Ley 2/2023, y a aplicar medidas de protección durante la tramitación de un expediente, respecto de las personas afectadas por una posible comunicación.

IV.- EXENCIÓN Y ATENUACIÓN DE LA SANCIÓN

Cuando una persona que hubiera participado en la comisión de la infracción administrativa objeto de la información sea la que informe de su existencia mediante la presentación de la información (y siempre que ésta hubiera sido presentada con anterioridad a que hubiera sido notificada la incoación del procedimiento de investigación o sancionador), el órgano competente para resolver el procedimiento, mediante resolución motivada, podrá eximirlo del cumplimiento de la sanción administrativa que le correspondiera siempre que resulten acreditados los extremos mencionados en el artículo 40 de la Ley de referencia.

(*) El Canal Interno permite la presentación de comunicaciones anónimas.

(**) Aunque siempre que sea posible, será preferente la utilización del canal interno, según las circunstancias y gravedad de la información, y si el informante así lo decide, las comunicaciones podrán remitirse, en su caso, a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (a estos efectos, ante la Oficina Antifraude de Cataluña), al Ministerio Fiscal o a la Fiscalía Europea, según sea pertinente.